Vous travaillez pour la première fois avec une agence événementielle ou vous souhaitez mieux comprendre les termes employés dans les propositions commerciales et les contrats ? Ce glossaire de 50 termes essentiels de l'événementiel B2B vous donnera les bases pour communiquer efficacement avec vos prestataires et piloter vos projets en toute confiance.
A
Accréditation — Procédure d'enregistrement et de contrôle d'accès pour les participants, prestataires et médias lors d'un événement.
Ambiance sonore — Fond musical ou sonore diffusé pendant un événement pour créer une atmosphère. Soumise à la SACEM si de la musique protégée est utilisée.
Animation — Activité ou contenu conçu pour engager les participants : quiz, team building, intervenants, activités ludiques, etc.
AON (Appel d'Offres Négocié) — Procédure de consultation de plusieurs agences ou prestataires sur la base d'un brief commun.
B
Backdrop — Toile de fond imprimée utilisée comme décor visuel, notamment pour les photos et prises de parole.
Briefing — Réunion de préparation réunissant tous les intervenants avant le début d'un événement pour aligner sur les rôles et le timing.
Budget événementiel — Enveloppe financière allouée à l'organisation d'un événement, incluant l'ensemble des postes de dépense.
C
Capacité d'accueil — Nombre maximum de personnes pouvant être reçues dans un espace, variable selon le format (théâtre, cocktail, banquet).
Chef de projet événementiel — Personne responsable de la coordination globale d'un événement, interlocuteur central côté agence.
Cocktail dînatoire — Format de restauration debout combinant les codes du cocktail et du dîner, avec des mets plus substantiels.
Convention d'entreprise — Événement rassemblant les collaborateurs d'une organisation autour de temps de présentation, d'échanges et de cohésion.
D
Day of coordination — Gestion opérationnelle de l'événement le jour J par un coordinateur dédié.
Debrief — Réunion de bilan post-événement pour analyser les points forts et les axes d'amélioration.
Dress code — Code vestimentaire indiqué aux participants (tenue de soirée, business casual, thématique, etc.).
E
Événement hybride — Format combinant participants en présentiel et participants connectés à distance via une plateforme digitale.
Événement phygital — Évolution de l'hybride intégrant des expériences digitales immersives dans un dispositif physique.
F
Filage — Répétition générale de l'événement avec tous les intervenants techniques et les speakers, avant le jour J.
Floor plan — Plan d'implantation du lieu indiquant la disposition des espaces, tables, scènes et équipements.
Force majeure — Clause contractuelle couvrant les événements imprévisibles et indépendants de la volonté des parties (catastrophe naturelle, pandémie, etc.).
G
Gala — Dîner ou soirée de prestige, souvent organisé pour célébrer un anniversaire d'entreprise ou récompenser des performances.
Goodies — Objets publicitaires ou cadeaux remis aux participants (stylos, carnets, clés USB, etc.).
H
Hospitality — Ensemble des attentions offertes aux invités pour améliorer leur expérience : accueil VIP, loges, coffrets cadeaux, services personnalisés.
I
Incentive — Voyage ou événement de motivation destiné à récompenser et stimuler une équipe commerciale ou des partenaires.
Interactivité — Capacité d'un dispositif ou d'une animation à impliquer activement les participants (votes en direct, Q&A, ateliers).
J
Jauge — Capacité maximale autorisée d'un lieu, déterminée par les normes de sécurité et les autorisations préfectorales.
K
Keynote — Discours ou présentation principale d'un événement, souvent réalisée par le dirigeant ou un intervenant de référence.
L
Lieu atypique — Espace de réception hors des salles de séminaires traditionnelles : musée, château, loft industriel, péniche, etc.
Logistique événementielle — Organisation matérielle et opérationnelle de l'événement : transport, montage, gestion des flux, approvisionnement.
M
MC (Master of Ceremonies) — Animateur ou présentateur professionnel chargé de conduire le programme d'un événement.
Montage / Démontage — Phases d'installation et de rangement du matériel et des décors, généralement facturées séparément.
N
Networking — Temps dédié aux échanges informels entre participants pour favoriser la création de liens professionnels.
O
Ordre du jour — Document listant les séquences et horaires d'un événement, distribué aux participants ou réservé à l'équipe organisatrice.
P
Per capita — Coût par participant, indicateur clé pour évaluer le budget d'un événement.
Plan de secours — Protocole prévu en cas d'imprévu majeur : météo, annulation d'intervenant, panne technique.
Plénière — Session en assemblée générale réunissant tous les participants, par opposition aux ateliers ou sessions parallèles.
R
Régie — Ensemble des équipements techniques (son, lumière, vidéo) et l'équipe qui les opère pendant l'événement.
Retroplanning — Planning inversé partant de la date de l'événement pour déterminer les échéances de chaque tâche préparatoire.
ROI événementiel — Retour sur investissement d'un événement, mesuré selon les objectifs fixés (engagement, satisfaction, leads générés, etc.).
S
SACEM — Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique. Une déclaration et une redevance sont nécessaires pour diffuser de la musique lors d'un événement.
Séminaire — Événement professionnel mêlant temps de travail collectif, formation et cohésion d'équipe, souvent sur 1 à 3 jours.
Signalétique — Ensemble des panneaux, affichages et indications visuelles guidant les participants sur le lieu de l'événement.
Speaker — Intervenant prenant la parole lors d'un événement : dirigeant, expert sectoriel, conférencier professionnel.
T
Team building — Activité ou programme conçu pour renforcer la cohésion, la collaboration et l'esprit d'équipe.
Timing — Déroulé précis et minuté d'un événement, outil de pilotage central pour l'équipe d'organisation.
Traiteur événementiel — Prestataire spécialisé dans la restauration pour les événements professionnels, distinct d'un restaurant classique.
V
Venue — Terme anglo-saxon désignant le lieu de l'événement.
VIP — Participant bénéficiant d'un traitement privilégié : accueil dédié, espace réservé, service personnalisé.
W
Welcome pack — Kit d'accueil remis aux participants à leur arrivée : programme, informations pratiques, goodies.
Workshop — Atelier participatif au cours duquel les participants travaillent activement en petits groupes sur un sujet défini.
Besoin d'accompagnement pour votre projet événementiel ? L'Agence Événementielle prend en charge l'intégralité de l'organisation. Contactez-nous pour un premier échange sans engagement.