Qu'est-ce que le Event Canvas ? (La Matrice Événementielle)
L’industrie événementielle est par nature très axée sur la logistique, l’aspect plus stratégique est bien souvent secondaire quand il n’est tout simplement pas ignoré. La notion de « conception d'événements » est très vague, il existe bien des « experts » et même des diplômes dans le domaine mais la notion entière reste floue.
C’est après avoir fait ce même constat que Ruud Janssen et Roel Frissen se sont intéressés au « Event Design » (conception d’événements) et ont créé leur « Event Canvas », une méthodologie de conception d'événements et de partage avec tous les acteurs de l'événementiel. Ils ont aussi développé plusieurs outils et ressources axés sur la compréhension des changements nécessaires pour faire évoluer les comportements dans l’industrie.
Alors, concrètement, le Event Canvas, qu'est-ce que c'est ?
La méthode vise à offrir un cadre pour la conception d’événements plus attrayants, plus inclusifs et au final plus efficace. Il en résulte également que la conception d'événements (Event Design) devient un langage commun qui permet de combler le fossé entre le propriétaire et l’organisateur et les professionnels engagés, en utilisant un cadre solide.
La conception d’événement (Event Design) peut être rapprochée du « Design Thinking », le fait d’apprendre à organiser ses pensées. Le « Event Design » souhaite envisager les tenants et les aboutissants du point de vue de l'utilisateur final, de son expérience et de la façon dont il interagit avec les professionnels du secteur. Le but étant d’assurer une expérience productive et agréable pour toutes les parties prenantes.
Comment fonctionne le Event Canvas ?
On peut diviser cette méthode en deux parties :
La gestion des différentes parties prenantes
Grâce à la méthode explicité dans leur livre (présent ici sur Amazon), les participants apprennent à travailler en groupe, à interagir avec le propriétaire de l'événement, à lui poser les bonnes questions pour comprendre ses besoins et ceux de chacune des parties prenantes, ses motivations, les problèmes et ce qu’il souhaite créer en définitive.
Le changement de comportement
Pour concevoir un meilleur événement pour atteindre les objectifs fixés par le commanditaire, il est nécessaire de commencer par un exercice d'alignement des besoins des parties prenantes. La matrice événementielle aidera donc à mettre en correspondance les besoins et les intérêts de chaque partie prenante.
Le processus de travail comporte trois phases
- Identifier le changement que l'événement souhaite produire,
- Cadrer les changements identifiés afin de savoir où commencer pour déterminer où aller
- Concevoir l'événement en lui-même, à l'aide d'une série d'outils et de connaissances spécifiques.
Qu’en est-il des participants ?
C’est un peu le point faible l’industrie événementielle. C’est à eux que les événements s’adressent mais ils sont rarement partie prenante dans le processus de travail qui prévaut l’événement.
Le fait de comprendre les parties prenantes est essentiel mais souvent mal fait. Partant de ce constat, Frissen et Janssen utilisent ce qu’ils appellent « la carte de l’empathie ». Le but est simple : définir en détail comment les participants se sentent avant l'événement, quels sont les besoins qu’ils veulent combler en participant à votre événement puis mettre en mots concrets comment vous souhaitez que l’audience se sente après l’événement. La meilleure chose est d’essayer d’impliquer les participants dans ce travail. En fait, même sans parler à votre audience, le simple fait de faire l’exercice mental d’empathie, fait que vous pourrez obtenir une assez bonne compréhension des enjeux.
Quand utiliser cette fameuse matrice ?
Idéalement, le plus tôt possible, avant même le premier briefing. En effet, naturellement, les professionnels de l’événementiel en viendront très vite à jouer un rôle d’exécution en indiquant ce qu’ils veulent faire, comment ils veulent le faire et pour combien ils veulent le faire. En tant qu’organisateur, si vous passez par le processus « Event Canvas » avec le client, il en résultera un briefing des prestataires plus méthodique et en définitive plus complet.
Combien de temps dure le processus ?
Le message se veut être le suivant : prenez le temps de bien le faire et faites-le bien !
Les commanditaires n’ont pas à participer à tout le processus, ce dernier pouvant durer plusieurs jours en fonction de la complexité de l’événement que vous essayez de créer. Nous recommandons cette manière de faire :
- Une première réunion en début de réflexion afin d’Identifier la volonté première des commanditaires, leurs besoins, leurs désirs et comment ils voient les choses.
- Une deuxième réunion quelques jours plus tard afin de cadrer les ambitions identifiées, savoir par où commencer, déterminer où aller et quand y arriver.
